■ その事務所の探し方、間違っていませんか？
・手狭な事務所、少し広いところに移転しよう。
・人が増えたから、別のビルを借りて一部の部署を移動させよう。
・業績下降、事務所を移転して費用を抑えるか。
事務所を探し始める動機は様々ですが、本当に有益で、適正なコストで事務所移転を成功させている企業は極わずかではないでしょうか。
事務所移転には達成すべき目的要求があります。期日、品質、コストの引越までのタスクと完了後の事務所環境評価にて、事務所移転が成功したものかが始めてわかります。最低１年はその事務所移転が成功したかどうかはわからないということです。
引越をされた企業の中には「予算どおりに期限まで引越ができた。見た目も非常に満足で、従業員のモチベーションも高くなった。」と話す担当者がおります。
ところが半年後の夏には、事務所スペースに暑い場所が多く、従業員のモチベーションが下がり、業務に支障をきたしている。解決しようとビル管理会社と話をしたところ、人員や機器が密集しているため、熱量が多く発生しているので、空調を増設する必要がある。レイアウトに関しても、空調が効率的に稼動するようなプランに変更しなければ駄目だと。
ハッキリ言ってこの事務所移転は失敗です。
半年後には空調改修工事、レイアウト変更工事で大幅なコスト増と従業員の生産性を低下させたのです。
これは事務所を選ぶ段階から間違っていたのです。選ぶ前からしっかりとした事務所移転計画を作り、ビルへの要求性能、人員計画、レイアウトプラン、投資回収期間、評価方法などの作業をする必要があったのです。当然、引越しをする企業には、このようなノウハウはほとんどないことでしょう。専門の部隊がいる大企業なら別ですが。事務所移転にはプロフェッショナルなノウハウが必要なのです。
それではそのノウハウの「事務所探し」についてのポイントを説明します。
■ 手順
①移転する目的を明確にする
②必要な要件を抽出する
③要件に基づいたレイアウト・費用のシュミレーションをする
④該当する事務所を絞り込む
■ ノウハウ
①「移転する目的を明確にする」
経営戦略と連動するような目的を作る。できるだけ具体的な方が良い。
例えば、上場する際にマスコミや業界にインパクトを与えるような事務所戦略を打ち出し、投資家の興味をひきつける。そのためには事務所に話題性の高い付加価値が持てる空間にする必要がある、など。
ここでの経営戦略とは
「投資家の興味をひきつける」
目的は
「事務所の付加価値を期限付きで上げること」
今の事務所では実現できないから移転をする
②「必要な要件を抽出する」
目的「事務所の付加価値を期限付きで上げること」を達成するための要件とは
（例）
・従業員のモチベーションが上がる
・３つの事務所を集約することで、費用を同等に保つ
・上場後に従業員の増員に３年間稼動できる事務所
③「要件に基づいたレイアウト・費用のシュミレーションをする」
・現状調査を実施して、移転後の想定レイアウトを作成する。同時に費用のシミュレーションをする。←ここの作業は設計事務所とかに頼むとよいでしょう。必要な事務所の広さ、運用に必要なビルの性能、移転におけるイニシャルコスト、引越し完了後のランニングコストまで出れば問題ありません。
④「該当する事務所を絞り込む」
・上記の③のデータをもとに、移転先の事務所を探します。直接ビルへ問合せをする方法もありますが、事務所の不動産仲介業者を入れることをお勧めします。
彼らは物件情報を多数所有しており、ビルオーナーとの交渉ごとに高いノウハウをもっております。
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