オフィス移転塾入門編

４．オフィスレイアウト･スケジュールの作成

オフィスレイアウト作成は慎重に行わなければなりません。ただ単に希望の用件に沿ったものを躯体に当てはめればいいというものではありません。オフィスレイアウトは様々なことを考慮して作っていかなければならないのです。

例えば、天井設備です。天井設備を全く無視してパーティションを立ててしまうと、天井設備工事だけで一ヶ月の家賃分ほど費用がかかってしまう場合もあります。
それを防ぐ為にも、まず現地調査が必要になります。新しいビルの現地調査も当然ですが、現在の事務所の現地調査も非常に重要になってきます。

会社には全く使わないが捨てられない資料というものが必ずあるのではないでしょうか。この資料の問題を解決するだけでも大きなコストメリットが得られます。

例えば、レンタル倉庫というものをご存知でしょうか。レンタル倉庫とは月額の費用を払って倉庫スペースを借りるというものです。事務所の家賃を借りるよりも安く、スペースも資料だけを収納すればいいので事務所に使っていたスペースも必要ありません。下記の事務所とレンタル倉庫のコスト比較表を参考にして下さい。

レンタル倉庫を使った場合のコスト比較表

年間でコストを比較すると30万もの差が出てきます。この30万で機能のいいチェアーを買ったほうが仕事の効率もあがるはずです。また、事務所内もすっきりとするので社員のモチベーションも上がるのではないでしょうか。
事務所移転は多くの費用が必要になりますが、その分今まで使っていた多くの無駄なコストを削減する大きなチャンスになります。

■ ゾーニング

ゾーニングとは必要な機能スペースの位置を決めることです。 今の事務所のレイアウトをチェックしてみてください。社外の人が簡単に事務スペース内に入れませんか。他部署との連携がとりやすいものですか。収納スペースを無駄に広くとっていませんか。
このどれかでも当てはまった事務所は黄色信号です。セキュリティの問題を例にとってみましょう。
現在、２００５年４月に施工された個人情報保護法に注目が集まっています。企業が持っている個人情報が流出したとなれば、その企業は社会の信頼性を一気になくすにことになります。
社外の人が簡単に執務スペース内を歩き回れないように来客者用スペースと社内用スペースを明確に分けるようなオフィスレイアウトを作らなければなりません。
セキュリティがしっかりしている企業は安心して仕事がまかせられるという安心感を周囲に伝えることができ、
企業の評判もよくなります。オフィス移転はセキュリティを強化する絶好のチャンスとなります。
ゾーニングとは各スペースの用途、利用する人の仕事などをイメージしながらする必要があり、部署ごとの連携をしっかりはかれるようにすることで、作業効率もアップします。

■ 動線計画

動線計画とは事務所内の通路を効率良く考えることです。同じような動線が何本も重複しないことや複雑にしないことがポイントとなります。通路が迷路のようになってしまっては、オフィス内の移動も複雑になり、ちょっと離れた人と打ち合わせするのも面倒になります。こんなようではオフィス内のコミュニケーションに支障をきたしてしまいます。動線もゾーニングと同様、働きやすさに関わる重要な計画の一つです。以下に最低限必要な寸法基準の一部をまとめましたので参考にして下さい。

・デスクとデスクの間 ・・・1800mm

・コピーコーナー　　 ・・・1050mm

・応接セット　　　　　 ・・・500mm(チェアーから応接テーブルまで)

・通路幅　　　　　　　 ・・・1200mm

上記項目はあくまで一部ですが、これだけのスペースをとることができれば快適なオフィスだといえます。

■ オフィスレイアウト・スケジュール

6ヶ月前　　解約予告

賃貸オフィス契約の解約には、契約期間終了による場合とテナント側からの申し出による中途解約があります。一般的には同じ扱いですが、『通常６ヶ月前（あるいは３ヶ月前）までに解約予告しなければならない』と契約書に記載されています。確認の上、早めに移転の連絡を済ませておきましょう。 正式な解約予告の通知は、移転する新事務所の契約をすませてからが一般的のようです。

5ヶ月前　　賃貸契約

いい賃貸オフィス物件が見つかったら、契約条件の確認と入居申込みの準備を進めます。入居申込書には、会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行等を記入します。会社案内・登記簿謄本を添付して入居の申込みをします。ビルオーナーは、これらの情報からテナント企業の信用調査を行います。

3〜4ヶ月前　　業者選定・スケジュール作成

オフィスレイアウトの決定とともに、各種の発注業務をしなければなりません。引越業者の選定から電話・ＦＡＸ・ＯＡ機器の移設・新設、増設、オフィス家具・什器の追加購入などがあります。
それぞれの業者を決定したら、レイアウト図面に沿って、打ち合わせを行います。オフィス家具・什器の新規購入する物、移設する物、廃棄処分する物を明確にして、壁・床などの内装工事やＯＡフロア・電話・空調・照明などの設備工事を含めたオフィス移転作業の手順、スケジュールを決定します。

2ヶ月前　　移転プロジェクトチーム編成

移転作業がスムーズに運ぶため、社内に移転プロジェクトチームを作りましょう。各部署ごとに移転責任者を決めて、搬出・搬入する物品、順序などを決定しましょう。

1ヶ月前　　引越し準備

荷物の移動は、全てラベルに記入された番号等によって行われます。ラベルが貼っていない物は、その場に残されたり、行方不明になってしまうので注意が必要です。
引越作業が円滑に運ぶためにも、ラベルに工夫をしておくと便利です。例えば、同じダンボールでも個人の書類なら社員の名前を記載します。また、行き先別（ビル別・フロア別・部署別など）に色分けしてみるとわかりやすいでしょう。