オフィス移転塾入門編

５．通信・IT機器

『あなたは通信コストを無駄に支払っていませんか。』

毎月請求が来る電話料金を当たり前のように払っていませんか。新しく電話機を導入してから、ずっと同じ仕様で使っている会社が非常に多いのではないでしょうか。
例えば、『携帯電話または県外に頻繁に電話をかけるがIP電話は導入していない・・・・。』
この会社は損をしています。移転の時には必ず電話の工事をしなければなりません。
現状をそのまま移設するのではなく、この機会にIP電話などで、
引越し後の月々のコスト削減を視野にいれた移設工事を考えましょう。

移転は通信コストを削減する大きなチャンスになるのです。

■　電話機の選び方

人数が増えるからとオフィスの拡大移転をする場合、ただ事務所内に電話機を人数分増やせばいいというものではありせん。
電話機には主装置とよばれる心臓部があります。
この主装置によって電話機を増やせる台数が変わってくるのです。
拡大移転で電話機を増やす場合、主装置を交換しなければならない場合も出てきます。
また移転を機にIP電話を導入しようと考えている場合も、主装置によってIP対応ではないものもあります。
主装置を交換すると電話機も交換しなければならないのでコストも馬鹿になりません。
全体の予算組みをする為にも、あらかじめ専門業者に相談することをお勧めします。

■　ネットワーク移転

ブロードバンドの普及により、企業のインフラの主流となってきている光ファイバー回線。
しかし、ビルによっては配管の状態などにより、光ファイバーの引き込みができないビルがあります。せっかくお気に入りの新オフィスを見つけたのに、光ファイバーが引けないという理由でそのビルの契約を断念したIT企業様もありました。光ファイバーに対応したビルかどうかを事前に確認し、不明な場合はNTTなどの光ファイバー事業者に早めに調査を依頼しましょう。
また、光ファイバーは敷設工事の前に調査などをしなければならないので、開通まで時間がかかります。手配するのが遅く、新事務所のオープンに間に合わなかったなんて話もよく聞きます。移転先が決まったら、できるだけ早く新事務所のインターネット回線の手配をしましょう

【インターネット回線の手配から開通まで】

電話は申し込みから開通まで２〜３週間かかります。

新しい番号の取得は利用開始の1ヶ月前からでないと取得できません。

更にネットワークの移転で気をつけなければならないのは、移転後の運用です。ネットワークに障害は付き物です。障害が起こると、社内だけでなく、お客様にも迷惑がかかります。もちろんお客様に迷惑がかかれば会社の評判も一気に下がります。その為、いざ障害が起こった時にどのように対処するかまで考えた構築をする必要があるのです。
ネットワーク移転にはサーバ移設、インターネット回線、LAN配線とネットワークの移転だけでも様々なことが発生します。『サーバ、インターネット回線、LAN配線、全部引き受けてくれる業者はなかなかいないから別々の業者に依頼しよう・・・。』
この選択は適切ではありません。
というのも、もし障害が起こった時に切り分けが難しいからです。障害が起こった時、どこが悪いかはすぐにはわかりません。別々の業者に依頼をしていればそれぞれの業者全てに調べさせる必要が出てきます。また問い合わせてもたらいまわしにされることも多々あります。こんなことをしていては時間がかかるだけですし、効率が悪いだけです。
対応が遅れることでお客様の信頼も失ってしまいます。
その点、全て一括で依頼していれば、全ての作業の過程が把握されているため、障害を発見する時間が短縮できます。
また、一括で作業を依頼するので、移転コストも下げることができます。ネットワークの引越しをワンストップで依頼できる業者はなかなかいませんが、それでも中にはネットワーク移転もワンストップサービスで行っている業者がいます。
少し手間でも、リスクの高いネットワーク移転にはこのような業者を探して依頼するべきです。