【質問例 １】
社長からオフィス移転の担当に任命されました。来年の3月に移転ができるように資料をそろえなければなりません。私自身の移転の経験がなく、如何すればよいのかがわかりません。何かよいアドバイスはありませんか。
【回答例 １】
今回の場合は「移転の経験なし」、「決裁者に理解してもらう情報」、「期限あり、移転を検討し始めたタイミング」の3点がポイントです。 当社にて無料で移転計画書を作成いたします。移転計画書には、オフィス移転を進める手順から決裁が必要なマイルストーンまでのスケジュールが盛り込まれています。参考になる適正坪数のサンプルレイアウトも付き、予算取りの概算見積りまで作成します。不動産物件においてもいくつか候補を提示させていただくので、移転の全体像がハッキリ見えてきます。経験のない担当者にとっては、前に進む資料が最低限の手間で手に入ってしまいます。決裁をする方への説明や承認を得るのに有効な手段です。
【質問例 ２】
人員増加に伴い現状のオフィスでは人が入りません。 3 ヵ月後には新しいオフィスへ移転をしなければならないのですが、まだ何も決まっていません。急に出てきた問題のため、移転費用に十分な余裕がありません。どうすればよいのでしょうか。
【回答例 ２】
3 ヶ月前の段階で新しいオフィスが決まっていない場合は、満足できるオフィス移転は難しいでしょう。
まずは現状のオフィス内の無駄を見直してみましょう。例えば社員の働き方です。一人当たりのデスク寸法は、業務特性によって変化してきます。全員が横幅 120 ｃｍ、奥行き 70cm にしている場合は、改善の見込みがあります。営業の数が多い会社なら日中は滞在率が低いはず。個別に座席を作らなくても運用ができ、一回り小さなデスクにしてもスペースの改善が図れます。 20 ％の増員ができることもあります。
文書管理システムを導入することも、スペースを作る手段です。外部倉庫とのシステム併用で業務の効率化やセキュリティ強化にもつながります。
この段階で 1 年程度の増員に耐えうるようであれば、応急処置をして本格的なオフィス移転を実施しましょう。 2006 年は貸し手が有利な市場ですので、急いで移転先を決めてしまうと失敗してしまいます。
しっかりと移転計画を立案できる段階になったら、移転計画書の作成から賃料の適正化サービス、移転プロジェクトのコンペ代行など、移転の手間と費用を抑えるサービスがお勧めです。
【質問例 ３】
前回の本社移転では、移転後に従業員や経営層から不満が多数上がってきました。どうすれば満足度の高い移転ができるのでしょうか。
【回答例 ３】
経営層の不満で多いのが、経費の削減効果が計れない場合や経営戦略上の立地選定のミスが上げられます。経費を削減したくて、移転をしたのにイニシャルコストが下がらないことがあります。賃料は削減されているのですが、空調負荷の増大による共益費の上昇や通勤や営業での交通費の上昇が考えられます。坪単価 3,000 円の削減では、その他のコストＵＰで効果は見込めません。またリクルートが難しくなり、主要取引先との距離が離れることで、営業のレスポンスが低下するなどの経営上の問題もあります。この経営上の問題を解決するのに新たにコストをかけて改善するのは本末転倒です。
従業員からの不満を軽減するには、現状の不満を把握して改善されるオフィス作りを目指してください。アンケートの実施や一般の方が意見を言える場を作ることで、相互理解が図れて反発が軽減できます。 |
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