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オフィス移転監査士・栗原 雅

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栗原 雅
オフィス移転監査士・栗原 雅
私たちが、御社のオフィス
移転をお手伝いします。
オフィス移転支援新サービス「オフィス移転監査」

失敗しない！オフィス移転マニュアル

タイプ別の引越計画の立て方

まず皆様の会社がどのタイプの企業に当てはまるかを確認してください。

【タイプＡ】　
急成長型		 ベンチャー企業や上場後の企業に多いタイプです。成長スピードの予測が難しく、１年先の推移も把握できないことも珍しくありません。常に人材不足で、担当者の引越しに対するキャパシティを超えています。
したがってオフィス移転は人員数を満たすことが、最優先事項になります。職種によっては内装に力をいれますが、納期もタイトなので雑なオフィス移転が多いようです。少しでも先のことを見据えたオフィス作りを心がけてください。
【タイプＢ】　
ゆっくり成長型		 上場後の２,３年の企業やグループ系の企業に多いタイプです。業績が安定しており、計画的な経営活動が実施されています。オフィス移転についても１年ぐらいの計画をもって実施されますので、比較的しっかりしたオフィス移転が実現します。
求められる成果も高く、品質や納期、特にコストには、十分な調整が必要になります。ポイントは外部委託業者との連携になるので、コミュニケーションと信頼関係を構築しておきましょう。
【タイプＣ】　
現状維持型		 業績が横ばいですが安定した経営体質を持ち合わせている企業のタイプです。オフィス運用におけるコストダウンなどが強く求められるようです。現状のオフィスでのレイアウト変更や効率化、セキュリティの向上などが議題になりますが、有効な手段を見出すことが難しいようです。
移転でのメリットを常に検討しながら、生産性の高いオフィスづくりを進めましょう。一度、専門業者に調査を依頼するのも効果的な方法のひとつです。
【タイプＤ】　
Ｍ＆Ａ型		 現場担当にはなかなか情報が下りてこないのがこのタイプです。対外的にも直前まで情報を隠す必要があるためです。これが決まると資本関係が一気に変わるので、強制的に引越しをしなければなりません。ひどい場合は急遽３ヶ月で移転を完了しなければならないこともあります。
とにかく予測不可能で、緊急性が高く、担当者になろうものなら相当の覚悟が必要です。まずは引越すことが優先ですが、できれば引越後のことを少しでも盛り込むことをお勧めします。窓口の一本化ができる業者が成功する条件になります。
【タイプＥ】　
低迷･衰退型		 事業縮小、倒産後の建て直しなどのタイプです。とにかく出て行くお金を削減することが目的になります。こちらも話が決まると動きが早いのが特徴です。一日でも早く無駄をなくさないと、経営状況は悪くなるばかりです。当然移転コストもできるだけ抑える必要があります。
ランニングコストを意識しながら、引越後の無駄を少しでも削れるように計画を練りこみましょう。またこの場合は与信や購入額の低さから、業者が見つかりにくい場合もあります。予算を明確に組んで、上手な交渉を目指してください。

特徴を十分に捉え、イニシャルコストやランニングコストも踏まえ、しっかりした引越計画を立案しましょう。

次に担当者としての、オフィス引越に対する熟練度を把握しましょう。
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オフィス管理者の達人度　

1 少なくても２年後の人員予測は把握している
2 オフィスの立地には、業務上の優位性を考え選んだ
3 ビル選定は不動産仲介業者に任せっきりにせず、他の専門家への協力も受けて決めた
4 リクルーティングや従業員のモチベーションによい影響を与えるオフィスである
5 商談や交渉で足元を見られてしまうような来客スペースにはなっていない
6 社内のセキュリティの運用ルールは明確にあり、適切に実施されている
7 執務スペース以外のビル既存設備（給湯室、トイレ）に対しても十分な検討をして移転先を決めた。
8 移転時には電話設備、ネットワークの見直しを十分にかけた。
9 入居後の運用ルールは、引越前に大枠は出来上がっていた。また運用後も繰り返し見直しをしている。
10 オフィスの生産性をもとに、財務的な面からもっとも経営活動に有効と思われるオフィスである。

あなたの達人度は？
該当数を合計した数が、あなたの管理者としてのオフィス引越達人度です。

ゼロ〜３問　【新人】
今のままではオフィス引越は成功しません。もっと勉強しましょう。

４問〜７問　【一般人】
基本は理解しているようですね。ただオフィスを引越だけなら何とかなります。

８問〜９問　【優等生】
まずまずの達人です。オフィスに対する考え方がしっかりできています。外部のパートナーと協力していけば、すばらしいオフィスになるでしょう。

１０問　【担当の鏡です！！】
あなたはオフィスの達人です。ファシリティマネジメントについても理解されていることでしょう。

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プロ級のオフィス物件選び

希望通りの物件を手に入れるポイントです。

物件情報が市場に出るのは解約通知の6ヶ月前が基準です。解約通知を受けたオーナーが空室になる情報を出すのはこのタイミングです。
人気が高い物件はすぐに次の入居が決まってしまいます。仮押さえの申込みをしておいても、別の良い条件が来てしまえば他に決まってしまいます。移転先のオフィスの要件は、物件探しを始める前にできるだけ具体的に決めておくことがポイントです。　
賃貸オフィス物件探しはオフィス仲介業者の担当者の力が、結果を大きく作用します。極端な話ですが、同じ会社でも担当者が替わると結果が大きく異なることがあるのです。オーナーとの調整力によって、保証金やフリーレント、月額賃料などが変わってきます。仲介業者によっては得意なオーナーと不得意なオーナーがいることも知っておきましょう。　
“原状回復”はとっても無駄が多いことも確かです。次の入居者のためにきれいに仕上げて、入居を促す日本の習慣です。新しいカーペットを敷きこみますが、次に入居してくる会社がカーペットを別のものに貼り替えます。前のカーペットは廃棄なんてことも。
大きく考えれば、スケルトン貸しや居抜き物件をもっと活用するべきです。結局前の内装と大きく変わらない内装をすることもよくあります。返す側と借りる側のニーズを考えると原状回復は安く、入居工事も安く、がベストです。

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オフィス設計、オフィスデザインのつぼ

オフィスの設計やデザインは実際に働く人の業務を知ることが非常に重要です。それぞれが最も効率的で生産性の高い結果を生み出す役割がオフィスにあるのです。

ネットワークの発展が働き方を日々変化させています。情報の共有や働く場所を選ばない環境などは、一方では高い成果を上げています。しかしコミュニケーションの不足などが問題視されやすいようです。オフィスに仕掛けを作ることでコミュニケーションを活性化することも可能です。
色、音、光、空気の要素が事務所の機能性を高めてくれます。ワーカーの特性に合わせた内装やサイン、空調などはオフィス家具などと合わせ最適なオフィス環境を実現します。
的確なゾーニングと動線の計画は、オフィスビルの形状に左右されます。ビル選定時には必要な広さやゾーニングなどの要件を抽出しておきましょう。ビルが決まる前からオフィスプランニングは必要なのです。
プロの手はできれば借りましょう。自前で計画をするのは効率的ではありません。移転の目的や要件などを抽出するだけに留めておいて、現状分析や基本設計をプロに形にしてもらってください。社内からの現実的な要望が引き出せるものです。イメージがないと話は進みにくいので。

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効果的なセキュリティ対策

オフィス移転の時に必要なのがセキュリティ計画です。個人情報保護法などもあり、効果的な導入が重要です。

新しいオフィスを作る際には物理的なセキュリティと技術的なセキュリティに大別できます。
物理的セキュリティ ゾーンセキュリティに基づき間仕切りやドアなどでセキュリティレベルを区分していきます。鍵や入退室管理システムなどで制限やログをつけたりすることで、セキュリティを保ちます。
技術的セキュリティ ネットワークのセキュリティを主に指します。個人のＰＣ、記録媒体（CD-ROM,FDなど）からサーバーなどが対象です。ウイルス駆除ソフトやＰＣセキュリティ、ファイアーウォールなどで情報漏洩を防ぎます。
物理的、技術的なセキュリティは関連性が高く、バランスを考える必要があります。入退室管理システムとＰＣセキュリティを社員証のＩＣカードで運用する仕組みなどは非常に有効な方法ですが、コストも上がりがちです。
また連動性が強いと障害時に何が問題なのかを把握するに時間がかかります。導入目的と運用計画を明確にしておきましょう。入退室管理システム一つとっても過剰な設備投資をしている企業も見受けられます。もう少し安くて、効率的な運用ができるシステムがあることもあります。セキュリティベンダーに相談するのも一つの方法です。
人的セキュリティ、組織的セキュリティを合わせて、初めて最大の効果が引き出せます。設備過剰に走らずにコツコツ仕組みを作りましょう。個人情報漏洩の大半は内部の人間にあたりますので。　

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ＩＴ通信の移転マネジメント

オフィス移転はＩＴ通信にとって最もリスク管理する必要のある作業になります。一日の復旧の遅れが大きな商談チャンスを逃す可能があるからです。　

ネットワークでもサーバー、ＬＡＮ環境、クライアントＰＣ、インターネット回線がオフィス移転のタイミングで動きます。音声系の電話も一緒で、ＩＰ電話などのネットワーク要素も強く関わってきます。これを個別に調整するのは大変な業務です。一歩間違えれば正しくシステムが動かないことも考える必要があります。できればこのすべての業務を一括で業者に任せられれば、障害リスクに備えることができます。
事務所移転のタイミングはＩＴ通信を買い換えて、セキュリティ向上や機能性アップを狙うチャンスです。さらにランニングの削減につながることもあるので、総合的に捉えて提案をしてみましょう。

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正しい移転関係業者の選定方法

業者を選ぶにはコツがあります。移転に関わる業者は非常に多く存在しています。その中から担当者のスキルや経験、現在の業務の負荷を十分に考えながら業者を決めましょう。

ワンストップで移転サービスをしている業者が増えていますが、実際のサービスには弱いところがいっぱいです。
例えば、家具や内装には強いけど、電話やＩＴには弱いとか。オフィスレイアウトの話は普通にしてもらえても、電話は下請けの業者が来て話をしているだけなんてことも。これでは年々複雑化しているオフィスに総合的な提案はできないでしょう。
オフィス移転をワンストップで依頼するなら、あらゆる部分に最低限の知識を持っている業者を選びましょう。
移転請負業者は３つ種類に分けられます。
ワンストップ型 一社の企業が頭に立って全体を統括するタイプです。企業によってレベルがおおきく異なるのが特徴です。
移転業務委託型 企画設計から現場管理まで総合的に請負うタイプです。コンペを実施してコストダウンで成果を上げたり、ビル指定業者と調整を図りコストを抑えたりします。5000万円以上の移転プロジェクトには高い効果が期待できます。
専門請負型 プロジェクトの進行は社内にウエイトが置かれ、個別に専門業者へ発注、管理できる場合です。個々の業者の取り合いや工程の管理が面倒ですが、コンペまでできれば有効な手段です。
不動産から設計、内装、引越、ＩＴ通信、セキュリティまで総合的に把握している業者も出てきております。オフィス移転のマルチベンダーです。マルチベンダーの担当者はあらゆる面に知識を持っているので、移転に高い安心感をもって挑めます。　

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移転のちょっとした心得

移転はイベント！！

移転は非常に煩雑で面倒な仕事です。“面倒くさい〜”
と思うと人間塞いでしますので、ちょっとしたイベントと捉えましょう。　
新しいところで心機一転、引越しの日は軽く打ち上げをするくらいの気持ちで張り切りましょう。

捨てる勇気

引越しのときは机の奥や収納庫からいろいろな書類が出てきます。それって本当にいりますか？
引越しを機に、たくさん捨てましょう！！思い出には浸らず、過去は忘れていきましょう。
困るのはきっと１００回に1回くらいですから。

社内プロジェクトチームを作りましょう！

移転の際は、各部署言い分があります。　必ず各部署より代表者を立てて、定例会議を行いましょう。
その際は必ず議事録を取りましょう。（のちのち揉め事が起きないように）
仕事上の優先順位は自然と見えてきます。　ゆっくりと時間をかけて、誰もが納得できるような最大公約数に持っていきましょう。

見せ場を作る

移転をするには、皆さんそれぞれに理由があります。
人員増員、事業拡大、現状ビル施設の不満など、さまざまですが
それ以外に見せ場を作りましょう、材料は何でも良いです
例えば、

  • ・リフレッシュコーナーを充実させる
  • ・セキュリティを高める
  • ・クライアントＰＣをバージョンアップさせる
  • ・オフィス家具を新しくする
  • ・電話機を新しくする

要は社員のモチベーションが上がる、仕掛けを作ると言うことです。

仕掛けは“ハード”“ソフト”あらゆる面から考えることができます。

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